PENDEKATAN SISTEM (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)

A. Pemecahan masalah

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

B. Pendekatan system

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternative
3. Membentuk penilaian

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Langkah-langkahnya adalah sbb:
1.  Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2.  Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3.  Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

C. Upaya persiapan

1) Memendang perusahaan sebagai suatu sistem. Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
2) Mengenal sistem lingkungan. Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
3) Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
4) Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.

D. Upaya definisi

upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).


E. Upaya pemecahan

1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik. Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1. 4. Menerapkan solusi. Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

F. Menelaah pendekatan system.

Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah

Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :i.    Penghindar masalah (problem avoider). Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

ii.   Pemecah masalah (problem solver). Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.iii.  Pencari masalah (problem seeker). manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya

iii.Mengumpulkan informasi. Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau

sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka
• Gaya teratur (preceptive style). Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style). Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi.

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
Gaya sistematis (systematic style). Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan..
Gaya intuitif (intuitive style). Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas. Sumber dari buku. Raymon mcleod Judul : sistem informasi manajemen Edisi tujuh jilid dua.

Rencana – rencana operasioanal ada 2 Yaitu:
1. Rencana tunggal (Single use plan)
Ialah : Menentukan langkah kegiatan yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat dan selesai apa bila sasaran sudah tercapai (hanya satu kali pakai)

Tipe – tipe rencana tunggal ada 3 yaitu:
a) Program yaitu : Serangkaian kegiatan yang mencakup luas yang dapat lihat didalamnya seperti langkah –langkah pokok untuk mencapai tujuan. Satuan program organisasi yang bertanggungjawab terhadap kegiatan urutan waktu dan untuk setiap tahap.
b) Proyek adalah: Rencana yang sekali pakai yang merupakan bagian terpisah dari program. Proyek merupakan alat dari proyek yang efektif yang mempunyai ruang lingup terbatas.
c) Anggaran adalah: Laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan –kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu..

2. Rencana – rencana tetap.
Yaitu:Pendekatan –pendekatan yang standart untuk penangaan situasi –situasi yang dapat dppikirkan dan terjadi secara berulang-ulang.Wujud dari rencana tetap adalah:

Kebijaksanan adalah: Pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijakasanan batas dari penganbilan keputusan membuat keputusan apa yang diambil oleh seorang manajer.

Prosedur adalah: Proses untuk diketahui apa yang akan dilakukan dengan demikian langkah –langkah itu menjadi suatu yang rutin dan tugas dari pada adm yang bertujuan untuk menyerderhanakan supaya tidak berbelit-belit.
Aturan atau rulls adalah: Pernyataan atau ketetentuan bahwa suatu kegiatan tertentu tidak boleh dilakukan dalam melaksanakan aturan para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan aturan tersendiri.

Kebaiakan rencana-rancana dari startegi:

Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi.
Membantu para manajer dlam pengambilan keputusan.
Meminumkan kesalan karena sasaran dan tujuan dengan cepat dan tepat.
Kelemahan dari rencana Stategi:
Memerlukan investasi waktu yang cukup lama dan biaya serta orang yang cukup besar.
Cendrung membatasi organisasi hanya terdapat pilihan yang paling rasioanaldan bebas resiko.
Hambatan-hambatan dalam pembuatan rencana –rencana yang efektif:
Kurangnya pengetahuan dalam berorganisasi.
Kurangnya peb\getahuan lingkungan.
Ketidakmampuan terhadap peramalan efektif.
Kesulitan dari biaya.
Takut gagal.
Pengunaan dari SDM.

2.PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Pengawasan adalah: Proses pengamatan dari berbagai organisasi bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencan selanjutnya. Sasaran pengawasan itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah aga tidak terulang kembali.Dalam pengawasan pendekatan tidak hanya dilakuakan secara taknik dan mekanistik tetapi digabungkan dengan pendekatan kepribadian dan pendekatan keprilakuan agar terjadi proses pengawasan yang mendapatkan hasi sesuai dengan harapan setiap organisasi.Ada beberapa hak yang bersipat fundamental supay pengawasan sesuai dengan rencana yaitu:

Berorientasi kepada Efisensi.
Berorientasi kepada Efektifitas.
Berorientasi kepada Produktifitas.
Pengawasan dilakukan pada saat kegiatan berlangsung.
Pengawasan dilakukan karena sikap manusia yang tidak terlepas dari kesalahan.
Pengawasan dilakukan sesuai dengan proses dasar pengawasan yang harus diketahui dan ditaati.
Jenis-jenis pengawasan.

Pengawasan dari dalam adalah: Pengawasan yang dilakuakan oleh aparat atau unit dari organisasi itu sendiri yang dibertundak atas nama pimpinan atau organisasi.
Pengawasan dari ektern adalah: Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi yang dibentuk dari luar organisasi dan bertindak untuk organisasi itu sendiri atau pimpinan dan biasanya permintaan oleh perusahaan.
Pengawasan prepentif adalah: Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau dikerjakan yang bertujuan untuk mencegah kesalan yang terjadi.
Pengawasan represif adalah: Pengawasan yang dilakuakan pad saat kegiatan itu sudah berlangsung yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan pekrejaan.
Beberapa kegiatan sistem dalam pelaksanan Represif.

1.Sistem Komperatif.
Mempelajari laporan kemajuan dari pelaksanan pekerjaan dan dibandingkan jadwal rencana pelaksanaan.
Membandingkan laporan –laporan hasil pelaksanan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.
Adakah analisa terhadap perbedaan tersebut factor yang mempengaruhi.
Buatlah penilaian.
Buatlah keputusan terhadap usulan perbaikakannya maupun penyermpurnaan.

2.Sistem Preivikatif:
-Tentukan ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
-Buatlah pemerikasaan secara priodik.
-Pelajari laporan perkembangan dari hasil pelaksanaan.
-Mengadakan penilaian.
-Putuskan tindakan untuk membuat suatu keputusan.

3.  Sistem Insepktif adalah: Mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat dari pihak petugas pelaksanaan.

4. Sistem Investikatif adalah: Sistem yang dilakuakan dengan menitiberatkan terhadap penyelidikan atau penelitian yang lebih dalam terhadap masalah yang bersifat negatif dan mengambil keputusan.