BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi
manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan,
termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses
pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala
sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih
tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang
pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang
harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar
semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala
tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak
karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses
pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan
keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama.
Demikian gambaran proses sistem informasi manajemen kala
itu, dimana teknologi komputer belum ditemukan. Semuanya serba lamban, tidak
efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya teknologi komputer seperti
sekarang ini, telah mengubah segalanya. Data dan dokumen yang tadinya disimpan
secara manual, sekarang semuanya tersimpan secara digital, dengan sekali klik
saja, semua dokumen dan data dapat ditampilkan. Hanya dalam hitungan detik
saja, data dapat disajikan. Dengan kondisi demikian, tentu saja Sistem
Informasi Manajemen (SIM) hanya tinggal mempersiapkan substansinya saja,
sedangkan wadah atau kerangkanya dapat dipersiapkan melalui teknologi komputer.
Namun demikian, hadirnya teknologi komputer telah merubah persepsi orang
kebanyakan. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang
diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai
jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah
semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas,
yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen,
sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen,
karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen
maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya
seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat
proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya.
Salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan. Dalam proses
perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa saja yang akan
dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan melaksanakan dan
mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat tercapai. Dalam
kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang relevan dengan
proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan informasi tersebut
dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus seperti pengumpulan data
baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau
manajer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan.
Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti
bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi
manajemen. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen memang
tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya
(pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat
kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem
Informasi Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu
berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang
berbasis pada komputer.
Proses manajemen dimulai dengan perencanaan, kemudian proses
pelaksanaan, proses pengendalian dan pengawasan. Pada setiap proses diperlukan
informasi yang sebagian dihasilkan oleh SIM. SIM sangat bermanfaat bagi para
manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan
efisien melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan informasi sesuai dengan
kebutuhan para pengambil keputusan. Sistem ini memberikan kemudahan dalam
menyediakan data secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.
BAB II
MATERI
1.2 PENGERTIAN MANAJER
Manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab seluruh
bagian pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer memimpin beberapa unit
bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa. Pada perusahaan yang berskala
kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada
perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa
orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.
A. Tingkatan manajer
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering
dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini
pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan
lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan
manajer mulai dari bawah ke atas:
·
Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah
manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang
bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam
proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor),
manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau
mandor (foreman).
·
Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang
berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai
penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya
kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
·
Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive
officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan
mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO
(Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief
Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat
menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini.
Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan
yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu
proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.
B. Etika manajerial
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer
dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:
·
Perilaku terhadap karyawan
·
Perilaku terhadap organisasi
·
Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
2.2 TUGAS MANAJER DALAM PERUSAHAAN DAN HUBUNGANYA
DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI
Secara garis besar, sehubungan
dengan teknologi informasi, SDM di perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok
besar. Kelompok pertama adalah kumpulan dari mereka yang merupakan para
pengguna (user) teknologi informasi yang dimiliki. Termasuk di dalam kelompok ini
seluruh jenjang SDM dari staf sampai dengan pimpinan puncak. Seluruh SDM ini
dalam kesehariannya terlibat langsung dalam penggunaan teknologi informasi
sebagai sarana penunjang dan pendukung aktivitas pekerjaan mereka sehari-hari.
Kelompok kedua adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan
pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Tugas utama dari mereka yang
berada di dalam kelompok ini adalah:
(1) Menyusun perencanaan strategis (masterplan) mengenai
pengembangan sistem dan teknologi informasi perusahaan, lengkap dengan cetak
birunya (blue print);
(2) Mendefinisikan secara detail kebutuhan sistem informasi
perusahaan, terutama kebutuhan spesifik dari masing-masing individu yang ada;
(3) Menyediakan teknologi informasi yang sesuai dengan
kebutuhan detail yang telah didefinisikan tersebut;
(4) Memelihara dan mengembangkan teknologi informasi yang
dimiliki perusahaan agar selalu up-to-date dan dapat dipergunakan oleh seluruh
SDM perusahaan;
(5) Mengelola hubungan kemitraan dengan pihak-pihak di luar
perusahaan (vendor) yang bekerja sama dalam hal pengembangan teknologi; dan
(6) Memonitor dan mengawasi berbagai hal terkait dengan
manajemen atau proses pengelolaan aset teknologi informasi. Untuk menjalankan
serangkaian tugas tersebut, biasanya dikenal berbagai jabatan profesional,
seperti: chief executive officer, information technology manager, system
analyst, programmer, project manager, dan lain sebagainya –yang masing-masing
memiliki kompetensi dan keahlian khusus sehubungan dengan teknologi informasi.
Kelompok kedua yang dimaksudkan dalam penjelasan di atas
adalah para manajer dalam perusahaan. Agar tugas para manajer tersebut dapat
berjalan dengan baik, dengan cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan,
maka diperlukan berbagai informasi. Informasi yang diperlukan dalam hal ini
adalah informasi yang telah diolah sedemian rupa melalui sistem informasi
manajemen. Sistem informasi manajemen akan sangat berarti apabila didukung oleh
teknologi komputer yang sudah sangat canggih perkembangannya.
3.2. TANGGUNGJAWAB MANAJER DALAM TEKNOLOGI INFORMASI BAGI
ORGANISAI
Adalah umum bagi
perusahaan-perusahaan besar yang kinerjanya sangat bergantung pada kehandalan
teknologi informasi memiliki seorang manajer eksekutif di bidang sistem informasi.
Eksekutif yang paling bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan
teknologi informasi di perusahaan ini dikenal sebagai CIO (Chief Information
Officer) atau Manajer Senior di bidang Sistem dan Teknologi Informasi. Kalau di
dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara
dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung
jawab kepada Presiden Direktur. Apakah tugas dari seorang CIO? Tugas utama yang
merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah
mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti
perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen
internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa
yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan yang begitu
cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif
perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan
(eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan
perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada
tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal
perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:
1) Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari
keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;
2) Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan
produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;
3) Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi
secara berkala;
4) Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan
industri terkait;
5) Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan
dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;
6) Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis
terkait; dan
7) Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para
manajer lini perusahaan.
4.2. PERILAKU DAN DAN PEMAKAI KELOMPOK MANAJER
Dalam pembahasan pada materi SIM,
yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok
manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai
tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan
manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai
pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama
beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung
jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya
tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol
level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab
menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat
yang lebih tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan
bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua
kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian
informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas
dan rinci.
Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan
organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional
perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang
dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance)
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol,
1914) :
1. Perencanaan (Planning)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan
(dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan
pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun
staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan
sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya
mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara
optimal.
Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol
dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk
itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah
Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :
• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas
seremonial;Ø
Leader (pemimpin), memelihara unit dengan
mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;Ø
Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan
orang-orang di luarØ unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan
masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
MonitorØ (pemantau), secara tetap mencari informasi
kinerja unit;
Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang
berharga kepada orang lain di dalam unitnya;Ø
Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang
berharga kepadaØ orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang
disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
- Entrepreneur (wirausahawan), membuat
perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur
organisasi;
-Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu
bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga
-Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu
mengendalikanØ pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit
bawahannya;
-Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan
baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki
keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang
mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer
senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit
lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang
digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki
pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai
dengan gaya manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai
suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses
pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision
making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada
umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu
permasalahan tunggal.
Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus
mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan
dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi,
perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.
BAB III
PENUTUP
1.3 KESIMPULAN
Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat
digunakan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu
adanya usha penataan sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni
berupa:
• Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa
saat di perlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
• Sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
• Sumber daya harus selalu diperbaharui.
Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian
informasi.di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini,
komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan
menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan.
Manajer dan sistem informasi, sistem adalah sekelompok
elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, contoh :
perusahaan manufaktur, setiap system memiliki batas-batas luar yang
memisahkannya dari lingkungannya, tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen
sistem yang sama, namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumberdaya
input (masukkan), proses transformasi dan sumberdaya output (keluaran).
DAFTAR PUSTAKA
Effendy, Onong Uchjana. 1989. Sistem Informasi Manajemen.
Bandung : Mandar maju.
Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen (Edisi 2). BPFE-Yogyakarta
Siagian, P. Sondang. 2005. Sistem Informasi Manajemen.
Jakarta : Bumi Aksara.
Sudibyo, Placidus. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta
: Universitas Terbuka.
Modul1SIM Universitas Gunadarma
http://rinadaniati.blogspot.co.id/2013/10/peranan-manajer-dalam-pengelolaan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar